El poder de los puestos y funciones en una empresa de publicidad

DEFINE FUNCIONES Y PUESTOS, NO PERSONAS

Es súper importante distinguir este tema, una empresa no funcionará jamás adecuadamente si no se distinguen los puestos y funciones de cada persona.

Una de las primeras cosas que se recomienda es no contratar a familiares o amigos, especialmente si no tiene un cargo que pueda ejecutar, porque muchas veces por ayudar terminas delegando cualquier cosa a esa persona y al menos que sea alguien excepcional o pueda ser un clon tuyo, no va a colaborar realmente en nada.

Debes tener muy claro los departamentos que necesitas tener en tu empresa, los justos y necesarios para que el trabajo funcione y fluya. Si es necesario defines también sub-departamentos, y con eso las personas que se necesita.

Por esto, es esencial pensar en los puestos y no en personas; al pensar en puestos sabrás exactamente lo que necesita tu empresa para salir a flote. Si piensas en personas, únicamente estás buscando que pueden hacer y realmente te tropezarás con funciones innecesarias u otras faltantes.

Otro dato importante que debes respetar, es no mezclar funciones, si empiezas a hacer esto estarás cortando el mecanismo ideal de tu empresa y por ganar en un aspecto podrías estar perdiendo en otros.

CREA UN ORGANIGRAMA DE JERARQUÍAS

Al existir jerarquías y respeto logras que cada problema dentro de tu empresa se resuelva adecuadamente y escale correctamente. Si no tienes esto es muy probable que tú termines siendo el empleado del mes porque te terminarán delegando todo a ti o serás el mensajero de todos recibiendo cada problema.

Por esto, es fundamental tener un organigrama para seguir procesos a través de jerarquías. Y así que también no se tema de tomar decisiones fáciles, porque caso contrario todo va a ser dirigido a ti.

Debes tener muy claro los perfiles que necesitas para cada puesto, no puedes tener como vendedor a alguien que no da confianza al cliente, no tenga carácter o no se pueda comunicar adecuadamente.

Hay ocasiones en las que sí necesitas a una persona para un puesto en específico pero que sepa de otro ya sea porque se relacionan directamente o porque se necesita apoyo constante.

PLAN DE RECLUTAMIENTO Y ENTRENAMIENTO

Debes saber cómo y cuándo contratar a las personas, no deberías quedarte jamás en aprietos, siempre debes tener un plan de respaldo cuando te llegue a faltar alguien. Es importante también saber entrenar al personal a tal punto que si alguien falta, otra persona pueda cubrir aunque sea momentáneamente.

Realmente, el tiempo que te toma entrenar a alguien será el ahorro de tu tiempo después, si tú haces algo que alguien no puede, lo resuelves de inmediato, sin embargo serás esclavo por toda la vida. Si tú dedicas una media hora en algo pequeño o varias horas en algo más grande, ya no deberás a volverlo a hacer tú, ya tendrás a alguien que se encargue de ello.

Recuerda que siempre va a ser tu responsabilidad a quién contratas y si lo entrenas o dejas de entrenar, no puedes culpar a una persona de no saber algo que quizá no esté tan explícito de como tú lo piensas.

Otro detalle a tener en cuenta es que cada persona debería tener una oportunidad de crecimiento, beneficios o la suficiente motivación para seguir haciendo su trabajo óptimamente, porque muchas veces ocurre que alguien empieza a tener bajo rendimiento con el tiempo, pero esto se debe a que no tiene la motivación suficiente para hacer su trabajo o seguir mejorando.

ACUERDA RESULTADOS DESEADOS EN CONJUNTO

Siempre debes medir los resultados adecuados que necesita la empresa y socializarlo, si sabes que cada una de las vendedoras vende mínimo $30.000 no puedes esperar que alguien nuevo venda únicamente $5.000, lógicamente debes comprender que es nuevo y debes también preguntar a las personas, qué necesitan para mejorar su trabajo, pero también debes distinguir quién va a funcionar de quien no.

Esto aplica a cada uno de los puestos que puedas tener en la empresa, siempre es importante hacer inversiones, dar lo materiales necesarios para tu tener los resultados deseados.

CONTINGENCIA NO ES LO MISMO QUE NEGLIGENCIA

Contingencia es planificar con tu equipo cuando existe un error, cómo deben proceder, porque a un cliente no le va importar que problema pudieron tener, ellos van a querer su producto en el tiempo acordado.

Entonces, la solución tampoco va a estar en buscar culpables, si no de resolver como equipo y después que quede una enseñanza de qué se puede hacer mejor o qué no se debería hacer para que no se vuelva a estar en aprietos.

Ahora, cuando alguien vuelve a cometer el mismo error varias veces ya no se trata de algo que “no sabía”, se convierte en negligencia y es claro que no está poniendo atención o no le interesa.

En publicidad, se puede aceptar errores de principiantes, pero cuando ya se ha enseñado, ya se ha corregido los errores y se los vuelve a cometer, debes también hacer que la persona entre en conciencia y por eso en publicidad se hacen descuentos.

PLAN DE RECOMPENSAS

Una gran manera de mantener a tu personal motivado es dando recompensas o beneficios. Un ejemplo simple es con quienes trabajan en ventas; siempre vas a conseguir que vendan más si comisionan, compartes ganancias, pero terminas ganando más.

Así mismo, hay que invertir en el personal, escúchales, si les hace falta algo en su trabajo dáselos, si necesitan un préstamo hazlo y permite que lo puedan pagar tranquilamente.

Si tu personal hace un trabajo mejor de lo esperado o les pusiste un reto y lo cumplieron, llévalos a comer, dales un bono, hazles sentir que son valorados.

Tema a parte, si tu buscas alguien que pueda administrar tu negocio para tu tener mayor libertad en otros detalles de la empresa, no busques cualquier administrador que no conozca a fondo tu negocio.

Consigue una persona que tenga años de experiencia y aprendizaje en aquello que necesitas, pero sobre todo que le guste, sólo así podrá realmente cumplir con las funciones de las que antes te encargabas tú.

“Lo que los equipos de trabajo en realidad quieren es un liderazgo administrativo con capacidades e intereses por los demás en los que se pueda confiar”.

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